Jak sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania
Protokół łączy opis techniczny, stopień zużycia, wyposażenie i odczyty. Stała kolejność oględzin oraz dobrze opisane zdjęcia ułatwiają późniejsze porównanie stanu lokalu.
Protokół nie powinien kończyć się na zdaniu „lokal w stanie dobrym”. Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów przewiduje, że przed wydaniem lokalu strony sporządzają protokół określający stan techniczny i stopień zużycia instalacji oraz urządzeń. Dokument stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie. Jego wartość zależy więc od tego, czy później można rozpoznać konkretny element i porównać go ze stanem końcowym.
Przygotowanie przed przekazaniem kluczy
Przeczytaj umowę i listę wyposażenia jeszcze przed spotkaniem. Sprawdź, jakie pomieszczenia i części przynależne obejmuje najem: piwnicę, komórkę, miejsce postojowe lub schowek. Przygotuj sposób zapisania odczytów, listę kluczy oraz urządzenie do zdjęć. Jeżeli protokół dostarcza jedna strona, druga powinna mieć czas na przeczytanie i wpisanie uwag.
Ustal, które urządzenia można bezpiecznie uruchomić podczas odbioru. Nie wykonuj samodzielnie prób instalacji gazowej lub elektrycznej wymagających fachowych uprawnień. Celem oględzin jest zapis widocznego stanu i działania dostępnych funkcji, a nie techniczny przegląd zastępujący specjalistę.
Stała kolejność oględzin
Przejdź lokal od wejścia, pomieszczenie po pomieszczeniu. W każdym miejscu sprawdź te same grupy:
- podłogę, ściany, sufit i widoczne ślady wilgoci;
- drzwi, okna, rolety, zamki i klamki;
- punkty oświetleniowe, gniazda i widoczny osprzęt;
- grzejniki, armaturę, odpływy oraz dostępne zawory;
- meble i urządzenia z listy wyposażenia;
- ślady zużycia, zarysowania, pęknięcia, ubytki i przebarwienia.
Nie używaj samych ocen „nowe”, „stare” albo „sprawne”. Zapis „dwa zarysowania na lewym skrzydle drzwi, każde widoczne na zdjęciu przypisanym do punktu” pozwala zidentyfikować stan. Jeśli strony różnie oceniają przyczynę śladu, można opisać to, co widać, i zaznaczyć rozbieżność bez wymuszania wspólnej diagnozy.
Wyposażenie i numery identyfikacyjne
Przy urządzeniach wpisz markę lub cechę pozwalającą je odróżnić, widoczny stan oraz przekazane akcesoria. Numer seryjny jest przydatny, gdy w lokalu znajduje się urządzenie o znacznej wartości, ale nie publikuj go razem z adresem. Sprawdź, czy wyposażenie wymienione w umowie rzeczywiście jest w mieszkaniu.
Liczniki, klucze i dostęp
Odczyt licznika powinien zawierać rodzaj medium, numer lub inną cechę identyfikującą licznik, wartość, jednostkę, datę i godzinę. Fotografia musi pokazywać zarówno wynik, jak i licznik, którego dotyczy. Jeżeli odczyt podaje zdalnie zarządca, zachowaj wiadomość i zaznacz źródło danych.
Wymień oddzielnie klucze do lokalu, skrzynki pocztowej, piwnicy oraz części wspólnych, a także karty i piloty. Zapisz liczbę egzemplarzy. Kod dostępu można potwierdzić jako przekazany, ale nie należy umieszczać aktualnego kodu w kopii protokołu wysyłanej szerokiemu gronu osób.
Zdjęcia są załącznikiem, nie zastępstwem opisu
Zacznij od szerokich kadrów każdego pomieszczenia, potem wykonaj zdjęcia szczegółów. Zachowaj pliki w oryginalnej jakości. Lista zdjęć w protokole powinna łączyć numer lub nazwę pliku z punktem opisu. Sam folder bez mapy szybko traci kontekst, a film nagrany jednym ruchem utrudnia odnalezienie pojedynczego uszkodzenia.
Nie fotografuj bez potrzeby dokumentów, leków i prywatnych przedmiotów innych osób. Gdy przekazujesz zdjęcia do konsultacji, usuń kopie nieistotne i zasłoń dane, które nie służą wyjaśnieniu sprawy.
Kontrola kompletu przed podpisaniem
Przejdź po numerach punktów i sprawdź, czy każdy wymieniony załącznik rzeczywiście istnieje. Oznacz liczbę zdjęć, stron protokołu i kompletów kluczy. Nadaj plikom nazwy łączące datę, pomieszczenie i numer punktu. Przed wysłaniem otwórz kopię na innym urządzeniu, aby upewnić się, że fotografie są czytelne, a finalna wersja nie została pomylona ze szkicem.
Podpisanie i rozbieżności
Przed podpisaniem porównaj liczbę stron i załączników w obu egzemplarzach. Każda strona powinna otrzymać tę samą finalną treść. Jeśli czegoś nie dało się sprawdzić, wpisz ten fakt zamiast potwierdzać sprawność. Ustal sposób i termin uzupełnienia, ale nie zmieniaj podpisanego dokumentu bez zaznaczenia daty i akceptacji drugiej strony.
Gdy druga strona odmawia wpisania uwagi lub podpisania protokołu, zachowaj przygotowaną wersję, zdjęcia i rzeczowo opisz rozbieżność w wiadomości wysłanej uzgodnionym kanałem. Jednostronna notatka nie staje się automatycznie wspólnym protokołem, może jednak zachować chronologię zdarzenia. Znaczenie takiego materiału w sporze wymaga oceny wraz z pozostałymi dowodami.
Protokół przy zwrocie lokalu
Wykorzystaj tę samą kolejność pomieszczeń, punkty wyposażenia i sposób fotografowania. Dodaj stany liczników, liczbę oddanych kluczy, opis napraw oraz rzeczy pozostawionych w lokalu. Kodeks cywilny stanowi, że najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, lecz nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Rozróżnienie zużycia i uszkodzenia nie wynika wyłącznie z jednego zdjęcia; znaczenie mają stan początkowy, wiek elementu, sposób używania, umowa i ewentualna dokumentacja techniczna.
Po spotkaniu umieść oba protokoły, zdjęcia i korespondencję w jednej osi czasu. To zestaw, od którego zaczyna się końcowe rozliczenie.